用心做好承办全国会议的协调服务工作

徐州市关工委办公室副主任 詹三文

在徐州市市关工委老领导的带领下，办公室同志立足岗位，积极为老领导服务、为青少年服务、为“五老”服务，认真做好办文、办事、办会等工作，取得实实在在的成效。

去年4月，中国关工委和省关工委领导到徐州调研基层关工委工作，确定全国基层关工委建设工作会议6月底在徐召开。这次会议规格高、人员多、任务重，市委市政府非常重视。市委周铁根书记对会议筹备专门提出要求并召开会议研究，决定由市委办公室牵头搞好会务，并明确一名分管副秘书长具体负责。从4月底着手筹备一直到6月30日送走最后一位参会者，我们办公室几位同志全程参与，在各级领导的带领下圆满完成会议协调服务任务，既付出了汗水，也得到了成长。我有几点感受和体会：

体会之一，思想重视，争得协调服务工作的主动。全国会议在我市召开，这么多省、自治区、直辖市的老领导来徐，这是徐州在全国人民面前展示的一次难得机会。做好协调服务工作，让会议圆满召开，有着很重要的意义。思想上认识到位了，那么如何做好具体服务工作呢？我们认为必须紧跟领导思路，把握工作重点，做到心中有全局，这样协调服务工作才能落实到位。会议筹备期间，市委分管副秘书长崔锋同志多次召集相关部门召开调度会，提前谋划，分解任务，调度落实情况。从5月中旬开始，崔锋副秘书长则是每周五召集市委办和关工办的同志一起开碰头会。通过全程参与，我们掌握了全面情况，明白了市关工委领导和市委分管秘书长对于整个会议筹备工作关注的重点以及分阶段落实过程中要抓好哪些环节等。跟上了领导的思维，让我们办公室人员在落实过程中更明晰了重点工作和重点环节，遇到突发情况也知道该如何处置。比如，在做好大会接待服务上，在常规会议服务外，要重点关注顾秀莲主任的行程安排，做好个性化服务准备，并协调好省关工委领导和徐州市陪同领导。领会了意图后，我们在协调服务工作中赢得了主动，提前做好预案，提前与中国关工委办公室及各单位的做好联络，及时了解领导行程安排，服务中及时做好联络，由于心中有数，什么时间该做什么一目了然，所以在会务期间服务工作时间紧、任务重的情况下，做到了有条不紊。

体会之二，真诚热情，凝聚协调服务工作的合力。这次会议徐州服务工作人员还涉及市接待办、市人大办公室、组织部办公室、宣传部办公室、团委、老干部局、公安、机关事务管理局、食药监、卫计委、高铁站、机场、公安等部门和单位，服务工作人员达60多人。市委办统筹安排，市委办公室四处全体人员参与，大的综合协调事务由他们承担，但大量的具体沟通联络工作是由我们办公室承担。在每次协调会后，我们办公室人员都主动与相关单位人员做好沟通联系，提供基础性资料，做好一些工作的解释说明。比如，及时联系中国关工委和省关工委办公室，将会议人员情况告知接待办，并一起沟通食宿安排；及时制作整理参会人员接送站信息，与团委、老干部局、高铁、机场等部门做好沟通联系，随时将变化情况告知相关人员。在筹备和会议期间，我们始终保持真诚主动热情。每一件事结束后，都要或当面说一声感谢，或发信息表示谢意，多说感谢的话，多做服务的事。在整个筹备及会议过程中，我市关工委办公室同志和其他单位工作人员合作非常愉快。通过真诚服务，也赢得了他们的好评，凝聚起了做好协调服务工作的合力。这次会议，也让我们结识了不少朋友。

体会之三，以勤补拙，彰显协调服务工作的担当。我们办公室在职人员只有3人，人手少，材料、事务多，在面对大型会议的协调服务工作上，没有经验。怎么做好呢，我们感觉就是唯有勤奋，在领导带领下，以勤补拙，办公室人员互相配合，及时完成各项任务。由于筹备期间白天要处理大量事务性工作，徐州市关工委的大会发言材料、会前宣传文稿、筹备工作的一些方案、预案草稿、各种联系表格制作等文字工作都要放在晚上或是周末来做。临近会期，连续两个周末我们都在加班。根据领导的新要求以及情况的变化，不断优化方案；联系每位参会人员，做好接送站的基础数据；做好上下左右方方面面的沟通联络，完善每一个细节。会议期间，我们提前入驻酒店，每天从一大早一直忙到晚上11点多，直到会议结束才离开酒店。根据会议需要，做好工作人员、车辆、酒店、参观点的情况调度，对会场以及餐厅有关领导的提前通知、联络，一个环节紧扣一个环节做好落实工作；休息要等到所有事务忙完、第二天的准备工作做好，才能安心休息。办公室惠毅晴和陈天文两位年轻同志，他们各自的孩子都很小。在会务繁忙期间，孩子生病都坚守岗位。也正是由于大家勤奋努力，团结一心，为做好协调服务提供了保证。

体会之四，细心周到，提升协调服务工作的质量。为了提升服务质量，我们感到就是要尽全力做到细心周到，关注好每一个细节。为完成中国关工委办公室交办的印刷任务，办公室陈天文同志专门在市级机关印刷厂守着，接收中国关工委传送的交流材料、领导讲话及会务手册、会标席卡名单等材料。由于印刷厂用的是方正排版系统，与传送的电脑word文件不一致，要有个转换过程，转换中不免会有一些格式甚至文字的差错。陈天文同志在每次排版出小样后，都认真细致地多次校对，做到无一差错，保证了材料质量。会议中有一项基础工作也是要很细心的，就是制作接送客人详单的时候，一定要注明一些客人接送时的注意事项。比如，有个别老同志装有心脏起博器，不能走安检的等情况，要格外注明，叮嘱接送站人员注意；有些要求不能满足的，耐心做好解释工作，让其理解。这样的小事例还有许多，虽然都是小事，但正是细心对待每一件小事，确保了不出差错，保证了会议的安全和顺利召开。

会议圆满顺利召开，我市关工委办公室工作也得到领导的认可。市关工委李为健主任评价：办公室同志在这次会议上展示了良好的工作作风，展现了很强的战斗力。崔锋副秘书长在会后同李主任的交谈中也评价：通过这次会议，让我重新认识了关工委办公室同志，市委以后有大型活动，人手不够时，请关工委办公室同志去帮忙。